Déclaration de confidentialité

Domaine d’application

Le Groupe Hyva s’engage fermement à protéger vos données personnelles. La présente Déclaration de confidentialité du recrutement explique comment le Groupe Hyva collecte les données personnelles de nos candidats (potentiels), les raisons pour lesquelles ces données sont utilisées et les personnes ou entités avec lesquelles le Groupe Hyva les partage. Elle définit également les droits des candidats (potentiels) en ce qui concerne lesdites données et indique qui contacter pour plus d’informations ou pour toute demande.

La présente Déclaration de confidentialité du recrutement s’applique uniquement aux données personnelles des candidats qui postulent, des candidats potentiels à un poste, des stagiaires et des prestataires. Elle ne s’applique pas à nos employés, fournisseurs ou clients ni aux données personnelles collectées par Hyva à d’autres fins.

Qui décide de l’utilisation de vos données ?

Quand nous faisons référence au « Groupe Hyva », nous faisons référence à Hyva Holding B.V. et à ses filiales.  Aux fins du Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) de l’UE, le « contrôleur » de l’ensemble de vos données personnelles est la société au sein du Groupe Hyva avec laquelle vous interagissez ou avec laquelle vos données ont été partagées.  Un « contrôleur » est une société qui décide de la raison pour laquelle et de la manière avec laquelle vos données personnelles sont traitées.

Quand la présente Déclaration de confidentialité du recrutement fait référence à « nous », « notre » ou « nos », sauf indication contraire, elle fait référence à la société donnée au sein du Groupe Hyva qui est le contrôleur de vos données personnelles.

Contactez-nous

Pour toute question ou réclamation sur la manière dont vos données personnelles sont traitées, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits définis ci-dessous, veuillez nous contacter par l’un des moyens suivants :

E-mail : privacy@hyva.com

Courrier postal : For the attention of : GDPR Process Owner

Hyva Holding B.V.

Antonie van Leeuwenhoekweg 37,

2408 AK Alphen aan den Rijn,

Pays-Bas

Les données que nous collectons sur vous

Les types de données personnelles collectés par Hyva et la manière dont elle traite les données dépendent des exigences du pays pour lequel vos posez votre candidature et non de celles de votre lieu de résidence.

Cela inclut normalement, mais sans s’y limiter, les types de données suivants :

Prénom et nom de famille

·        Sexe

·        Date et lieu de naissance

·        Adresse

·        Détails du contact

·        Adresse IP

·        Formation et parcours professionnel

·        Réalisations

·        Autres données personnelles que vous avez activement fournies. Par exemple, en créant un profil sur le présent site Web, par correspondance ou par téléphone.

·        Détails de localisation

·        Informations sur vos activités sur notre site Web

·        Navigateur Internet et type d’appareil

Données personnelles spéciales et/ou sensibles

Les données personnelles sensibles peuvent inclure l’origine ethnique, la santé, l’appartenance à un syndicat, les croyances religieuses, l’orientation sexuelle, ainsi que d’autres catégories telles prescrites par la loi. Nous ne collectons pas de telles données sur un candidat, sauf si cela est requis ou autorisé par les lois en vigueur (par ex., pour le contrôle de l’égalité des chances).

Afin d’évaluer l’aptitude à occuper un poste, il se peut qu’un examen médical ou de pré-emploi fasse partie de la procédure de recrutement. Ce processus est réalisé par un médecin traitant agréé ou un médecin du travail. Hyva sera informée des résultats de l’examen médical en lien avec les exigences du poste.

Pour certains postes, nous devons également vérifier le casier judiciaire et les antécédents et effectuer d’autres contrôles requis par la loi, de nouveau, pour évaluer l’aptitude à occuper le poste.

Notre politique est de collecter uniquement un niveau d’informations minimal requis pour effectuer notre tâche ou répondre à votre demande.

Modes de collecte de vos données

Nous obtenons des données personnelles dans le cadre de la candidature en ligne et/ou via d’autres moyens (par ex., via des agences de recrutement professionnelles, vos références, des employeurs précédents, des employés Hyva avec lesquels vous avez passé un entretien, et des prestataires de services de contrôle des antécédents professionnels, dans la mesure où cela est autorisé par la loi).

Comment nous utilisons vos données

Lorsque vous nous fournissez des données personnelles, nous pouvons les utiliser à l’une des fins mentionnées dans la présente Déclaration de confidentialité du recrutement ou comme indiqué au point de collecte (ou tel qu’il est évident vu le contexte de la collecte), notamment :

pour trouver et évaluer des candidats à un poste, ainsi que pour les futurs postes susceptibles d’être à pourvoir ;

·        pour garder des enregistrements des recrutements et des embauches ;

·        pour garantir la conformité aux exigences légales, notamment aux obligations et aux pratiques de diversité et d’intégration ;

·        pour vérifier le casier judiciaire conformément à la loi en vigueur ;

·        pour protéger nos droits légaux dans la mesure autorisée ou permise par la loi ; ou

·        en cas d’urgence, quand la santé ou la sécurité d’un ou de plusieurs individus risque d’être menacée.

Nous pouvons également analyser vos données personnelles ou vos données agrégées/pseudonymisées pour améliorer notre processus de recrutement et d’embauche et augmenter notre capacité à attirer de bons candidats.

Pour traiter vos données personnelles, nous nous basons sur une ou plusieurs des conditions suivantes :

·        quand il est nécessaire de conclure un contrat d’emploi ou similaire avec vous ou afin de prendre les mesures nécessaires, à votre demande, avant de conclure un contrat avec vous ;

·        si vous avez accepté que nous traitions vos données personnelles aux fins pertinentes en donnant votre accord ;

.        nos intérêts légitimes dans la fourniture efficace d'informations à vous et dans le fonctionnement efficace et licite de nos entreprises (à condition que celles-ci n'interfèrent pas avec vos droits), y compris aux fins suivantes :

o   pour correspondre et communiquer avec vous

o   pour mieux vous comprendre, vous, en tant que visiteur de ce site Web

o   pour administrer nos Sites Web et à des fins d’opérations internes, notamment de dépannage, de test ou statistiques

o   à des fins d’efficacité, d’exactitude ou d’autres améliorations de nos bases de données et systèmes (par exemple, en combinant des systèmes ou en consolidant les enregistrements que nous ou d’autres sociétés du groupe détenons sur vous)

o   pour la prévention des fraudes et d’autres activités criminelles

o   pour la sécurité des réseaux et des données , afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires pour protéger vos données de toute perte ou de tout dommage, vol ou accès non autorisé

o   pour répondre à une demande de votre part en rapport avec l’exercice de vos droits (par exemple, si vous nous avez demandé de ne pas vous contacter à des fins marketing, nous conserverons un enregistrement de cette demande afin de pouvoir nous conformer à votre demande)

o   pour exercer ou protéger nos droits contractuels ou autres droits juridiques ou pour entreprendre ou défendre une action judiciaire

o   à des fins d’administration générale, notamment la gestion de vos demandes, réclamations ou plaintes, et pour vous envoyer des messages de service.

o   pour satisfaire toute obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis.

Sécurité des données personnelles

Nous avons déployé des standards de technologie et de sécurité opérationnelle généralement acceptés afin de protéger les données personnelles identifiables de toute perte, mauvaise utilisation, altération ou destruction. Seules les personnes autorisées ont accès à vos données personnelles, si elles en ont besoin.  Lesdites personnes ont accepté de maintenir la confidentialité de ces données.

Cookies

Veuillez consulter notre Politique en matière de cookies.

Lieux de traitement

Étant donné que le Groupe Hyva est une entreprise mondiale avec des entités dans le monde entier, vos données personnelles peuvent être consultées par des recruteurs et des intervieweurs travaillant chez Hyva dans différents pays. Les individus qui occupent des fonctions administratives et le personnel informatique au sein d’Hyva peuvent également avoir un accès limité à vos données personnelles pour effectuer leurs tâches.

Notre site Web contient une liste des pays dans lesquels se trouvent les entités du Groupe Hyva. Cela inclut des pays en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et des pays qui n’ont pas de lois fournissant une protection spécifique des données personnelles. Nous avons mis en place des mécanismes légaux conçus pour garantir la meilleure protection de vos données personnelles également dans de tels cas.

En particulier, nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que vos données personnelles seront partagées avec Greenhouse Software, Inc, un prestataire de services Cloud basé aux États-Unis. En conséquence, vos données personnelles seront transférées aux États-Unis une fois que vous les aurez soumises via le présent site. Greenhouse respecte les dispositions de l’encadrement du Bouclier de protection des données UE-États-Unis et de l’encadrement du Bouclier de protection des données Suisse-États-Unis. Lisez-en plus sur la Politique de confidentialité de Greenhouse ici.

Prestataires de services tiers

Nous partageons vos données personnelles avec différents tiers si cela s’avère nécessaire pour l’exécution de l’accord et pour nous conformer à toute obligation légale. Ces tiers incluent des banques, des assureurs, des comptables, des consultants et des sous-traitants. Nous avons recours à des prestataires de services tiers, y compris Greenhouse Software, Inc., pour nous fournir un logiciel de recrutement. Nous partageons également vos données personnelles avec d’autres prestataires de services tiers pouvant nous aider à recruter des personnes compétentes, à administrer et à évaluer la sélection et les tests pré-emploi, et à améliorer nos pratiques de recrutement.

De plus, nous pouvons divulguer ou transférer vos données personnelles en cas de réorganisation, de fusion, de vente, de joint venture, de cession ou d’autre transfert ou mise à disposition de tout ou partie de notre entreprise.

Comment nous transférons et stockons vos données

Nous maintenons des processus conçus pour garantir que tout transfert ou traitement de vos données personnelles au sein du Groupe Hyva ou par des prestataires de services tiers est conforme à la présente Déclaration de confidentialité du recrutement et protège la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité de vos données personnelles.

Quand nous collectons vos données personnelles au sein de l’EEE, le transfert en dehors de l’EEE se fera uniquement comme suit :

·        si le destinataire se trouve dans un pays (ou un secteur spécifié d’un pays – par exemple, une organisation sous le Bouclier de protection des données UE-États-Unis) que la Commission européenne reconnaît comme garantissant un niveau de protection des données personnelles adéquat

·        selon les clauses de protection des données standard adoptées par la Commission européenne ou d’autres protections répondant aux exigences du Règlement général sur la protection des données personnelles européen pour les transferts de données personnelles en dehors de l’EEA.

Nous pouvons utiliser des applications Cloud pour stocker vos données. Vos données personnelles peuvent être traitées en notre nom par un autre prestataire de services et stockées à différents endroits dans le monde. Quand nous faisons appel à des prestataires de services externes, nous disposons de contrats avec les fournisseurs qui exigent d’eux qu’ils préservent la sécurité de vos données et qu’ils ne les utilisent pas autrement que conformément à nos instructions spécifiques.

Durée de conservation de vos données

Si vous obtenez un emploi chez nous, toutes les données personnelles pertinentes collectées au cours de votre période de pré-emploi intègreront les registres de notre personnel et seront conservées conformément aux exigences locales spécifiques. Si nous ne vous employons pas, nous supprimerons vos données dans les 6 mois suivant la clôture de la procédure de recrutement, à moins que nous ne souhaitions conserver vos données personnelles pour envisager de vous offrir des opportunités d’emploi futures. Dans ce cas, nous demanderons votre accord, soit avant, soit après votre candidature officielle à un poste.

Dans tous les cas, les données personnelles peuvent être conservées pour a) une période plus longue s’il existe un motif légal ou réglementaire de le faire (auquel cas elles seront supprimées une fois qu’elles ne seront plus requises aux fins légales ou réglementaires) ou b) une période plus courte si l’individu s’oppose au traitement de ses données personnelles et qu’il n’est plus légitime de les conserver.

Vos droits par rapport à vos données

Vous pouvez disposer de certains droits dans le cadre de votre loi locale en ce qui concerne les données personnelles que nous détenons sur vous. En particulier, vous pouvez disposer des droits suivants :

·        Le droit de demander une confirmation quant au fait que nous traitions ou non vos données personnelles, ainsi qu’une copie des données personnelles que nous détenons sur vous

·        Le droit de nous demander d’actualiser les données personnelles que nous détenons sur vous, ou de corriger les données personnelles que vous pensez être incorrectes ou incomplètes

·        Le droit de nous demander de supprimer les données personnelles que nous détenons sur vous ou de limiter la manière dont nous utilisons lesdites données personnelles

·        Le droit de vous opposer à notre traitement de vos données personnelles

·        Le droit de retirer votre accord quant à notre traitement de vos données personnelles à tout moment (dans la mesure où ledit traitement est basé sur l’accord et que l’accord est la seule base permissible pour le traitement)

·        Le droit de nous demander de vous fournir une copie de ces données sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par une machine (quand notre traitement est basé sur votre accord ou un besoin en rapport avec votre contrat).

Si vous souhaitez exercer ces droits ou comprendre si ces droits s’appliquent à vous, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse suivante : privacy@hyva.com.

Se désabonner

Si vous souhaitez vous désabonner de tout marketing direct auquel vous vous êtes abonné(e) (par exemple, listes de diffusion ou tout enregistrement), vous devez rechercher et suivre les instructions que nous avons fournies dans la ou les zones appropriées des plates-formes numériques pertinentes ou dans les communications correspondantes qui vous sont envoyées.  Si vous ne souhaitez pas recevoir d’e-mails ou de communications marketing de notre part, vous pouvez à tout moment nous contacter à l’adresse suivante : privacy@hyva.com, pour demander l’arrêt desdites communications. 

Liens vers des tiers

Le présent site Web peut contenir des liens vers des sites Web, applications et plates-formes de médias sociaux de tiers non contrôlés par Hyva et qui ne fonctionnent pas selon les pratiques d’Hyva en matière de confidentialité. Quand vous êtes dirigé(e) vers des plates-formes de tiers, les pratiques d’Hyva en matière de confidentialité ne s’appliquent plus. Avant d’y divulguer toute donnée personnelle identifiable, nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de chaque tiers.

Droit de réclamation

Si vous êtes inquiet/ète quant à la manière dont nous avons traité vos données personnelles, vous êtes en droit de déposer une réclamation auprès du Responsable du processus RGPD ou du régulateur de la protection des données local. Pour plus de détails, veuillez consulter le site Web de ce régulateur.  Vous pouvez contacter notre Responsable du processus RGPD pour qu’il vous aide à identifier ce régulateur.  Veuillez noter que le régulateur, avant de s’impliquer lui-même, peut vous recommander de suivre certaines étapes pour résoudre la question avec le Groupe Hyva.

Dispositions particulières concernant l’utilisation de Predictive Index

Qu’est-ce que Predictive Index ?

Predictive Index (PI) est un outil d’évaluation comportementale en ligne destiné à l’avant et à l’après embauche ainsi qu’aux programmes de travail en équipe. Il comprend un questionnaire à choix ouverts par stimulation qui détermine les motivations et besoins d’une personne.

Pourquoi en avons-nous besoin ? Comment nous exploitons les résultats

Dans le cadre du processus de recrutement, PI permet de déterminer les besoins, les motivations et les comportements naturels des candidats. Ces informations facilitent une bonne correspondance et l’affectation des candidats au sein de l’équipe.

Les résultats de l’évaluation PI doivent être considérés comme des éléments partiels, et non comme des données exclusives ou décisives dans le cadre de décisions en matière de recrutement.

Quel type de données personnelles conservons-nous dans l’outil PI ?

En plus des renseignements personnels de base (nom, prénom, adresse électronique, préférence linguistique), le système regroupera les réponses aux questions d’évaluation standard et le profil des personnes soumises aux évaluations. 

Où sont stockées vos données

Les données d’évaluation PI seront stockées par PI sur des serveurs Cloud PI basés aux États-Unis. Elles peuvent également être transférées dans d’autres pays où se trouvent les clients internes de PI ou d’Hyva. Dans le cadre du processus d’enregistrement pour passer une évaluation PI, il sera demandé au répondant de consentir au transfert de ses informations en dehors de son pays d’origine et à leur traitement aux États-Unis ou ailleurs aux fins indiquées.

Qui a accès aux résultats ?

Les résultats de l’évaluation sont partagés avec le responsable du recrutement et accessibles à l’équipe RH internationale et régionale. Aux besoins de l’entreprise, l’équipe RH internationale ou régionale partagera les résultats de l’évaluation avec le ou la responsable RH local(e). Le cas échéant, ou si le répondant l’exige, l’évaluation sera également communiquée au candidat ou à l’employé.

Qui exécute l’évaluation PI et comment mes données personnelles sont elles gérées ?

PI est un produit de Predictive Index, LLC, une société américaine œuvrant via la plateforme web ici. Si vous avez des questions sur la façon dont PI traite les données personnelles des répondants, veuillez consulter la politique de confidentialité de la société à l’adresse.

Modifications apportées à la présente Déclaration de confidentialité du recrutement

Nous pouvons actualiser la présente Déclaration de confidentialité à tout moment en publiant une version actualisée. La nouvelle Déclaration de confidentialité du recrutement modifiée ou révisée s’appliquera à compter de la date de révision. C’est pourquoi nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Déclaration de confidentialité pour vous tenir informé(e) de la manière dont nous protégeons vos données.

 

La présente Déclaration de confidentialité du recrutement a été modifiée pour la dernière fois le 8 août 2019.