Privacyverklaring
Privacyverklaring
Toepassingsgebied
Hyva Group zet zich sterk in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze Recruitment Privacyverklaring legt uit doe de Hyva Group persoonsgegevens verzamelt over onze (potentiële) sollicitanten, waar deze informatie voor wordt gebruikt en met wie de Hyva Group deze gegevens deelt. Het document zet ook de rechten uiteen van (potentiële) sollicitanten met betrekking tot dergelijke gegevens en met wie er contact kan worden opgenomen voor meer informatie of in geval van vragen.
Deze Recruitment Privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op de persoonsgegevens van sollicitanten, potentiële kandidaten, stagiaires en aannemers. Het is niet van toepassing op onze werknemers, leveranciers of klanten of op persoonsgegevens die Hyva verzamelt voor andere doeleinden.
Wie beslist wat er met uw gegevens gebeurt?
Wanneer wordt verwezen naar de “Hyva Group”, wordt Hyva Holding B.V. en zijn dochterondernemingen bedoeld. Voor de toepassing van de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), is de “controller” (gegevensbeheerder) van al uw persoonsgegevens de onderneming binnen de Hyva Group waarmee u samenwerkt of waarmee u uw gegevens hebt gedeeld. Een “controller” is een onderneming die beslist waarom en hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Voor zover deze privacyverklaring verwijst naar 'we', 'onze' of 'ons', wordt verwezen naar de betreffende onderneming binnen de Hyva Group die uw persoonsgegevens beheert, tenzij anders vermeld.
Neem contact met ons op
In geval van vragen of klachten over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, of indien u een of meerdere van uw onderstaande rechten wilt uitoefenen, kunt u op een van de volgende manieren contact met ons opnemen:
E-mail: privacy@hyva.com
Post: Ter attentie van: AVG Proceseigenaar
Hyva Holding B.V.
Antonie van Leeuwenhoekweg 37,
2408 AK Alphen aan den Rijn,
Nederland
Gegevens die we over u verzamelen
Het soort persoonsgegevens dat Hyva verzamelt en de manieren waarop informatie wordt verwerkt, is afhankelijk van de vereisten van het land waarin u solliciteert en niet waar u uw woonplaats heeft.
Dit is normaal gesproken het volgende soort informatie (niet limitatief):
· Voornaam en achternaam
· Geslacht
· Geboortedatum en -plaats
· Adres
· Contactgegevens
· IP-adres
· Werkervaring en opleidingen
· Prestaties
· Andere persoonsgegevens die u actief heeft verstrekt. Bijvoorbeeld door het aanmaken van een profiel op deze website, in correspondentie en over de telefoon.
· Locatiegegevens
· Informatie over uw activiteiten op onze website
· Internetbrowser en soort apparaat
Speciale en/of gevoelige persoonsgegevens
Gevoelige persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op etnische afkomst, gezondheid, vakbondslidmaatschap, godsdienstige overtuigingen, seksuele geaardheid, evenals andere categorieën zoals voorgeschreven door de wet. Wij verzamelen dergelijke gegevens over een kandidaat uitsluitend wanneer dit wordt vereist of toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving (bv. voor het bewaken van gelijke kansen)
Om de geschiktheid voor het invullen van een bepaalde functie te beoordelen, kan een medisch onderzoek of aanstellingsbeoordeling onderdeel uitmaken van de wervingsprocedure. Deze procedure wordt uitgevoerd door [een geregistreerd medisch deskundig of bedrijfsarts]. Hyva zal worden geïnformeerd over hoe de resultaten van het medisch onderzoek zich verhouden tot de functievereisten.
Voor sommige functies zijn wij tevens verplicht een strafregister- en antecedentenonderzoek uit te voeren en andere toetsingen te doen die vereist zijn door de wet om, nogmaals, de geschiktheid voor de functie te beoordelen.
Krachtens ons beleid wordt slechts een minimum aantal gegevens verzameld, nodig voor het uitvoeren van onze taak of van uw verzoek.
Manieren waarop uw gegevens worden verzameld
Wij ontvangen persoonsgegevens als onderdeel van de online sollicitatie en/of via andere locaties (bv. via professionele wervingsbureaus, uw referenties, vroegere werkgevers, Hyva-werknemers waarmee u een sollicitatiegesprek hebt gehad en het achtergrondonderzoek naar uw werkervaring), in zoverre dit is toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving.
Hoe worden uw gegevens gebruikt?
De door u verstrekte persoonsgegevens kunnen voor alle in deze privacyverklaring genoemde doeleinden worden gebruikt of zoals aangegeven in het verzamelpunt (of zoals uit de context van de verzameling blijkt), inclusief:
- voor het vinden en evalueren van kandidaten voor deze vacature, evenals voor toekomstige functies die beschikbaar kunnen komen;
- voor het bijhouden van een administratie over werving en indienstneming;
- om de naleving van wettelijke vereisten te garanderen waaronder diversiteit en opnemingseisen en -praktijken;
- om een onderzoek uit te voeren naar het strafrechtelijke verleden, zoals toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving;
- om onze wettelijke rechten te beschermen voor zover toegelaten of toegestaan door de wet; of
- in noodsituaties waarbij de gezondheid of veiligheid van een of meer personen in gevaar kan komen.
Wij kunnen uw persoonsgegevens of samengevoegde/gepseudominiseerde gegevens ook analyseren om onze processen ten aanzien van werving en indienstneming te verbeteren en om ons vermogen om succesvolle kandidaten aan te trekken, te verhogen.
Wij beroepen ons op een of meerdere van de volgende voorwaarden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:
· waar vereist voor de uitvoering van een arbeidscontract of vergelijkbare overeenkomst met u, of om door u verzochte stappen te ondernemen alvorens een contract met u af te sluiten;
· als u ermee akkoord bent gegaan dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor het betreffende doel door uw toestemming daarvoor te geven;
· ons rechtmatig belang in de effectieve levering van informatie aan u en het effectief en rechtmatig functioneren van onze bedrijven (mits dit geen afbreuk doet aan uw rechten), inclusief voor de volgende doeleinden:
o om te corresponderen en te communiceren met u
o om een beter inzicht te krijgen in u als bezoeker van deze website
o om onze websites te beheren en voor interne werkzaamheden, waaronder het oplossen van problemen, testen, statistische doeleinden
o voor efficiëntie, nauwkeurigheid of andere verbeteringen aan onze databanken en systemen (bijvoorbeeld door het combineren van systemen of het bundelen van gegevens die wij, of de ondernemingen binnen onze groep, van u bewaren)
o ter voorkoming van fraude en andere criminele activiteiten
o voor netwerk- en informatiebeveiliging zodat wij stappen kunnen ondernemen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of schade, diefstal of ongeoorloofde toegang
o om te voldoen aan een verzoek van u met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten (bijvoorbeeld als u heeft verzocht u niet te contacteren voor marketingdoeleinden, dan wordt dit geregistreerd om aan uw verzoek te kunnen voldoen)
o om toe te zien op naleving of bescherming van onze contractuele of andere wettelijke rechten, of om gerechtelijke procedures in te stellen of te verdedigen
o voor algemene administratie, inclusief het behandelen van vragen, klachten of vorderingen en om u serviceberichten te kunnen sturen.
· om wettelijke en regelgevende verplichtingen, waaraan wij zijn onderworpen, na te komen.
Veiligheid van persoonsgegevens
We hebben algemeen geaccepteerde normen inzake technische en operationele beveiliging toegepast om uw herleidbare persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Alleen daartoe bevoegde personen krijgen toegang tot uw persoonsgegevens op een ‚need-to-know‘ basis. Deze personen hebben toegezegd de vertrouwelijkheid van deze gegevens te handhaven.
Cookies
Het verwerken van locaties
Aangezien de Hyva Group een wereldwijde organisatie is met bedrijfseenheden over de hele wereld, kunnen wervers en interviewers die in andere landen werken binnen Hyva, toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Ook personen die administratieve functies bekleden en IT-personeel binnen Hyva kunnen beperkte toegang hebben tot uw persoonsgegevens om hun functie te kunnen uitvoeren.
Een lijst van de landen met vestigingen van de Hyva Group is te vinden op onze website. Dit omvat landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en landen die niet beschikken over specifieke wetten inzake bescherming van persoonsgegevens. Wij hebben wettelijke mechanismen geïmplementeerd om in dergelijke gevallen de beste bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
Externe serviceproviders
Wij delen uw persoonsgegevens met verschillende externe partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Deze partijen zijn banken, verzekeraars, accountants, adviseurs en onderaannemers. Wij gebruiken externe serviceproviders om een werving-softwaresysteem te leveren. Tevens delen wij uw persoonsgegevens met andere externe serviceproviders die ons assisteren bij het werven van talent, het administreren en evalueren van ‚pre-employment screening‘ en testen en het verbeteren van onze wervingspraktijken.
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken of overdragen in het geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, samenwerkingsverband, toewijzing of andere overdracht of dispositie van de volledige of een deel van onze bedrijfsvoering.
Hoe worden uw gegevens overgedragen en opgeslagen?
Wij onderhouden processen die zijn ontworpen om te garanderen dat een overdracht of verwerking van persoonsgegevens binnen de Hyva Group of door externe serviceproviders in overeenstemming is met deze privacyverklaring en de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van uw persoonsgegevens beschermt.
Wanneer uw persoonsgegevens binnen de EER zijn verzameld, vindt overdracht buiten de EER uitsluitend in de volgende gevallen plaats:
· als de ontvanger zich in een land bevindt (of een gespecificeerde sector binnen een land - bijvoorbeeld een organisatie onder het EU-U.S. Privacy Shield) dat door de Europese Commissie wordt erkend als een land met een voldoende niveau van bescherming van persoonsgegevens
· krachtens modelbepalingen inzake gegevensbescherming vastgesteld door de Europese Commissie of andere veiligheidsmaatregelen die voldoen aan de Europese Algemene verordening gegevensbescherming voor de overdracht van persoonsgegevens buiten de EER.
Wij maken gebruik van cloud-applicaties om uw gegevens te bewaren. Uw persoonsgegevens kunnen namens ons worden verwerkt door een andere serviceprovider en kunnen op verschillende plaatsen over de hele wereld worden opgeslagen. Wanneer gebruikgemaakt wordt van diensten van externe serviceproviders, worden vooraf contracten gesloten met de leveranciers, waarin wordt vereist dat uw gegevens worden beveiligd en uitsluitend overeenkomstig onze specifieke instructies worden gebruikt.
Hoe lang blijven uw gegevens bewaard?
Als u door ons in dienst wordt genomen, worden alle relevante persoonsgegevens die van u zijn verzameld tijdens de periode vóór indienstneming onderdeel van uw personeelsdossier en bewaard in overeenstemming met de specifieke plaatselijke vereisten. Als wij u niet in dienst nemen, kunnen wij uw persoonsgegevens willen bewaren om u te overwegen voor toekomstige arbeidsmogelijkheden. In dat geval zullen wij, ofwel voor of nadat u formeel solliciteert voor een baan, vragen om uw toestemming.
In alle gevallen kunnen persoonsgegevens worden bewaard voor a) een langere periode als daar een wettelijke of regelgevende reden voor is (in welk geval uw gegevens worden gewist als deze reden niet langer bestaat) of b) een kortere periode als de betrokken persoon bezwaar maakt tegen het verwerken van zijn/haar persoonsgegevens en er niet langer een legitiem doel is om deze te bewaren.
Uw rechten met betrekking tot uw gegevens
Mogelijk heeft u krachtens lokaal recht bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die we van u hebben. In het bijzonder kunnen de volgende rechten voor u gelden:
. verzoeken om een bevestiging of wij persoonlijke gegevens van u verwerken en vragen om een kopie van die gegevens
. vragen om de persoonsgegevens die wij van u hebben te updaten, of gegevens die u onjuist of onvolledig acht te corrigeren
. vragen om persoonsgegevens die wij van u hebben te wissen, of de manier waarop wij dergelijke gegevens gebruiken te beperken
. bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
. op elk gewenst moment intrekken van uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens (voor zover de verwerking plaatsvindt op basis van toestemming en toestemming de enige geoorloofde basis is voor verwerking)
. ons vragen om een kopie van deze gegevens te verschaffen, in gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare vorm (wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of nodig is in verband met uw contract).
Indien u deze rechten wilt uitoefenen of wilt weten of deze rechten voor u gelden, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar privacy@hyva.com.
Uitschrijven
Indien u zich wilt uitschrijven voor direct marketing waarvoor u eerder had gekozen (bijvoorbeeld verzendlijsten of inschrijvingen) lees en volg dan de aanwijzingen vermeld in de desbetreffende delen van de digitale platforms of in de relevante berichten aan u. Als u geen e-mails of marketingberichten meer van ons wilt ontvangen, dan kunt op elk gewenst moment contact met ons opnemen via privacy@hyva.com met het verzoek deze berichten te beëindigen.
Koppelingen naar derden
Deze website kan ook links bevatten naar websites, toepassingen en platforms van sociale media die niet door Hyva worden gecontroleerd en die niet onder privacypraktijken van Hyva opereren. Wanneer u naar platforms van derden wordt geleid, zijn de privacypraktijken van Hyva niet langer van toepassing. We raden u aan het privacybeleid van derden te raadplegen, voordat u herleidbare persoonsgegevens verstrekt.
Uw persoonsgegevens zullen worden gedeeld met Greenhouse Software, Inc., een aanbieder van cloudservices gevestigd in de Verenigde Staten en ingeschakeld door de gegevensbeheerder om namens de gegevensbeheerder te helpen bij het beheren van de processen ten aanzien van werving en indienstneming. Bijgevolg zullen uw persoonsgegevens naar de Verenigde Staten worden overgedragen, indien u daarbuiten bent gevestigd, zodra u de informatie indient via deze site. Lees meer over het privacybeleid van Greenhouse hier.
Recht op indienen klacht
U kunt een klacht indienen bij de AVG-proceseigenaar of uw plaatselijke gegevensbeschermingsregulator, als u bezorgd bent over de manier waarop uw persoonsgegevens zijn verkregen of gebruikt. Raadpleeg de website van de regulator voor meer informatie. U kunt contact opnemen met onze AVG-proceseigenaar voor hulp bij het vinden van de regulator. Alvorens over te gaan tot bemiddeling, kan de regulator u adviseren stappen te ondernemen om de zaak met de Hyva Group op te lossen.
Wijzigingen in deze Recruitment Privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan op elk moment worden gewijzigd door publicatie van een herziene versie. De nieuwe gewijzigde of herziene privacyverklaring zal van kracht zijn vanaf de herzieningsdatum. Daarom raden wij u aan deze privacyverklaring periodiek te controleren om op de hoogte te blijven van de manier waarop we uw gegevens beschermen.
Deze Recruiment Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 9 augustus 2018.