Oświadczenie o ochronie prywatności
Zakres
Hyva Group jest zdecydowana chronić dane osobowe użytkowników. W niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności w procesie rekrutacji wyjaśniamy, w jaki sposób Hyva Group gromadzi dane osobowe (potencjalnych) kandydatów do pracy, do jakich celów je wykorzystuje oraz komu je udostępnia. Informujemy także, jakie prawa mają (potencjalni) kandydaci do pracy do swoich danych oraz z kim mogą się kontaktować w celu uzyskania dalszych informacji.
Oświadczenie o ochronie prywatności w procesie rekrutacji dotyczy wyłącznie danych osobowych kandydatów do pracy, potencjalnych kandydatów do pracy, stażystów oraz kontrahentów. Nie są nim objęci nasi pracownicy, dostawcy, klienci ani inne dane, które firma Hyva gromadzi do innych celów.
Kto decyduje o tym, co dzieje się z danymi użytkownika?
Określenie „Hyva Group” oznacza Hyva Holding B.V i jej spółki zależne. Dla celów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych UE (RODO) „administratorem” wszystkich danych osobowych użytkowników jest firma należąca do Hyva Group, z którą użytkownik wchodzi w interakcję albo której udostępnia swoje dane. „Administratorem” jest firma, która decyduje dlaczego i w jaki sposób dane osobowe użytkownika są przetwarzane.
Używane w niniejszym oświadczeniu określenia „my”, „nasz”, „nas” - o ile nie zaznaczono inaczej - dotyczą tej firmy w ramach Hyva Group, która jest administratorem danych osobowych użytkownika.
Kontakt z nami
Wszelkie pytania i zastrzeżenia dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych użytkownika oraz żądania dotyczące skorzystania z jednego z praw opisanych poniżej można kierować do nas:
Mailem: privacy@hyva.com
Drogą pocztową: DW: GDPR Process Owner
Hyva Holding B.V.
Antonie van Leeuwenhoekweg 37,
2408 AK Alphen aan den Rijn,
Holandia
Informacje, które zbieramy na temat użytkownika
Rodzaje danych osobowych, które gromadzi firma Hyva oraz sposoby przetwarzania informacji zależą od wymogów obowiązujących w kraju, w którym składane jest podanie o pracę, nie w kraju zamieszkania kandydata.
Do informacji tych należą zazwyczaj między innymi:
· Imię i nazwisko
· Płeć
· Data i miejsce urodzenia
· Adres
· Dane kontaktowe
· Adres IP
· Historia zatrudnienia i wykształcenie
· Osiągnięcia
· Inne udostępnione dane osobowe, np. poprzez tworzenie profilu na tej stronie internetowej, korespondencję lub kontakt telefoniczny.
· Informacje o lokalizacji
· Informacje o aktywności użytkownika na stronie internetowej
· Przeglądarka internetowa i rodzaj urządzenia
Specjalne i/lub wrażliwe dane osobowe
Wrażliwe dane osobowe mogą dotyczyć pochodzenia etnicznego, zdrowia, członkostwa w związkach zawodowych, wyznania, orientacji seksualnej oraz innych zagadnień określonych przez prawo. Nie gromadzimy tego rodzaju danych dotyczących kandydatów, chyba że wymaga lub zezwala na to obowiązujące prawo (np. w celu monitorowania zapewniania równych szans).
Ocena zdolności kandydata do pracy może wymagać przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich stanowiących element procesu rekrutacji. Badania przeprowadza lekarz prowadzący zarejestrowaną działalność lub lekarz zatrudniony w firmie. Firma Hyva zostanie poinformowana o wynikach badania lekarskiego i ich związku z wymogami dotyczącymi danego stanowiska.
W przypadku niektórych stanowisk konieczna jest również kontrola danych o niekaralności oraz innych informacji wymaganych przez prawo.
Zasadniczo zbieramy tylko minimalną ilość informacji potrzebnych do wykonania danego zadania lub spełnienia prośby użytkownika.
Sposoby zbierania danych o użytkownikach
Dane osobowe pozyskujemy z wypełnianych online formularzy rekrutacyjnych oraz/lub za pośrednictwem innych podmiotów (np. specjalistycznych agencji rekrutacyjnych, poprzednich pracodawców, pracowników firmy Hyva, którzy prowadzili rozmowę z kandydatem oraz firm kontrolujących historię zatrudnienia) w zakresie dozwolonym przez prawo.
Jak wykorzystujemy informacje o użytkownikach?
Powierzane nam dane osobowe możemy wykorzystywać do dowolnych celów określonych w niniejszym oświadczeniu lub sprecyzowanych w momencie ich pozyskiwania (bądź w sposób oczywisty wynikających z okoliczności ich pozyskiwania), w tym do:
wyszukiwania i oceny kandydatów do pracy oraz do zatrudniania na stanowiskach, które w przyszłości mogą stać się dostępne;
· rejestracji procesu rekrutacji i zatrudniania;
· zapewniania zgodności z wymogami prawnymi, w tym wymaganiami dotyczącymi różnorodności i zaangażowania;
· kontroli danych o niekaralności dozwolonej przez obowiązujące prawo;
· ochrony naszych praw w stopniu dozwolonym lub dopuszczalnym przez prawo; lub
· w sytuacjach ekstremalnych, gdy zagrożone może być życie lub zdrowie jednej lub większej liczby osób.
Dane osobowe lub dane zagregowane/pseudonimizowane możemy również wykorzystywać do poprawy procesu rekrutacji i zatrudniania oraz zwiększenia zainteresowania naszą firmą wśród zdolnych kandydatów.
Podstawy przetwarzania przez nas danych osobowych użytkowników są następujące:
· jeśli jest to konieczne dla zawarcia umowy zatrudnienia z kandydatem lub w celu spełnienia jego żądania przed podpisaniem umowy;
· wyrażenie przez kandydata zgody na przetwarzanie jego danych osobowych do odpowiedniego celu;
· nasz uzasadniony interes, jeśli chodzi o skuteczne dostarczanie informacji użytkownikom oraz o skuteczne i zgodne z prawem działanie naszych firm (pod warunkiem, że nie stoją w sprzeczności z prawami użytkowników), w tym do następujących celów:
o do korespondencji i komunikacji z użytkownikami
o w celu lepszego zrozumienia potrzeb osób odwiedzających naszą stronę internetową
o do administracji naszymi stronami internetowymi oraz procedur wewnętrznych, takich jak wykrywanie usterek, testowanie, cele statystyczne
o do poprawy skuteczności, dokładności i innych parametrów naszych baz danych i systemów (np. do łączenia systemów lub konsolidacji danych, które przechowujemy my lub inne spółki z naszej grupy)
o do zapobiegania oszustwom i innym działaniom o charakterze przestępczym
o w celu zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji oraz zabezpieczenia danych użytkowników przed utratą, zniszczeniem, kradzieżą lub nieuprawnionym dostępem
o w celu realizacji prośby użytkownika wynikającej z egzekwowania jego praw (np. jeśli użytkownik zażąda zaprzestania kontaktu w celach marketingowych, zatrzymujemy dane na jego temat, aby móc spełnić to żądanie)
o do realizacji lub ochrony naszych praw wynikających z umowy lub innych tudzież w celu podjęcia kroków prawnych albo reakcji na takie kroki podjęte przez inny podmiot
o do ogólnej administracji, w tym do zarządzania zapytaniami, reklamacjami i żądaniami użytkowników oraz do wysyłania im informacji serwisowych
· w celu spełnienia wymogów prawnych i administracyjnych, którym podlegamy.
Bezpieczeństwo danych osobowych
Dla zabezpieczenia danych umożliwiających identyfikację użytkownika przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, modyfikacją lub zniszczeniem stosujemy ogólnie przyjęte normy technologiczne i dotyczące bezpieczeństwa działania. Dostęp do danych osobowych użytkownika, godnie z zasadą ograniczonego dostępu, mają tylko osoby upoważnione. Takie osoby wyraziły zgodę na zachowanie poufności tych informacji.
Pliki cookie
Prosimy zapoznać się z naszą Polityką dotyczącą plików cookie.
Miejsca przetwarzania
Hyva Group to organizacja o zasięgu globalnym, której podmioty działają na całym świecie, zatem dostęp do danych osobowych użytkowników mogą uzyskiwać rekruterzy i osoby zajmujące się prowadzeniem rozmów kwalifikacyjnych zatrudnione w różnych krajach. Osoby zatrudnione na stanowiskach administracyjnych i w dziale IT firmy Hyva mogą również posiadać ograniczony dostęp do danych osobowych użytkowników w celu wypełniania swoich obowiązków.
Wykaz krajów, w których mieszczą się podmioty Hyva Group znajduje się na naszej stronie internetowej. Obejmuje to kraje położone poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) oraz kraje, w których nie ma przepisów zapewniających odpowiednią ochronę danych osobowych. Wdrożyliśmy mechanizmy prawne opracowane w celu zapewnienia jak najskuteczniejszej ochrony danych osobowych w takich przypadkach.
W szczególności pragniemy zwrócić uwagę, że dane osobowe będą udostępniane firmie Greenhouse Software, Inc., dostawcy usług w chmurze, zlokalizowanej w USA. W związku z tym Państwa dane osobowe zostaną przesłane do Stanów Zjednoczonych w momencie ich wprowadzenia na niniejszej stronie. Firma Greenhouse przestrzega umowy EU-U.S. Privacy Shield Framework oraz Swiss-U.S. Privacy Shield Framework. Więcej informacji o polityce prywatności Greenhouse można uzyskać tutaj.
Usługodawcy zewnętrzni
Dane osobowe użytkowników udostępniamy podmiotom zewnętrznym, jeżeli jest to konieczne do wykonania umowy oraz wywiązania się ze zobowiązań prawnych. Do podmiotów tych należą banki, firmy ubezpieczeniowe, księgowi, konsultanci oraz podwykonawcy. Wykorzystywane przez nas oprogramowanie do obsługi procesu rekrutacji dostarczane jest przez podmioty zewnętrzne, w tym Greenhouse Software, Inc. Dane osobowe użytkowników udostępniamy także innym usługodawcom zewnętrznym, którzy mogą wspomóc nas w rekrutacji, administrowaniu, wstępnej ocenie kandydatów i przeprowadzaniu testów, jak również przyczynić się do ulepszenia naszego procesu rekrutacji.
Oprócz tego dane osobowe użytkowników możemy ujawniać lub przekazywać w przypadku reorganizacji, fuzji, sprzedaży, tworzenia spółek joint venture, cesji bądź innego typu przekazania prawa do prowadzenia działalności, w części lub w całości.
Jak przekazujemy i przechowujemy informacje o użytkownikach?
Stosujemy procesy, których celem jest zagwarantowanie, że wszelkie operacje przekazywania lub przetwarzania danych osobowych w obrębie Hyva Group lub przez usługodawców zewnętrznych są zgodne z niniejszym oświadczeniem o ochronie prywatności w procesie rekrutacji i nie zagrażają poufności, dostępności i integralności danych osobowych.
W przypadku zbierania danych osobowych na terenie EOG, zostaną one przekazane poza EOG tylko:
· Jeżeli odbiorca ma siedzibę w kraju (lub wyznaczonej strefie w kraju - np. organizacji działającej w ramach umowy EU-U.S. Privacy Shield), który uznany został przez Komisję Europejską jako zapewniający odpowiedni poziom ochrony danych osobowych
· zgodnie ze standardowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych przyjętymi przez Komisję Europejską lub innymi środkami zabezpieczającymi spełniającymi wymagania Europejskiego Rozporządzenia o Ochronie Danych w zakresie przekazywania danych osobowych poza EOG.
Dane użytkownikach przechowujemy w tzw. chmurach. Dane osobowe użytkowników mogą być przetwarzane w ich imieniu przez innego dostawcę usług i przechowywane w różnych lokalizacjach na całym świecie. W przypadku korzystania z usług innych dostawców zawieramy z nimi umowy, w których wymagamy bezpiecznego przechowywania danych osobowych użytkowników i niewykorzystywania ich w celach innych niż określone przez nas.
Jak długo będziemy przechowywać dane osobowe użytkownika?
Po zatrudnieniu w naszej firmie wszystkie odpowiednie dane osobowe zebrane przed podpisaniem umowy zatrudnienia staną się częścią akt osobowych użytkownika i będą przechowywane zgodnie z określonymi lokalnymi wymogami. W przypadku gdy nie dojdzie do zatrudnienia, skasujemy dane użytkownika w ciągu 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji, o ile nie zdecydujemy o ich zachowaniu na potrzeby przyszłych rekrutacji. W takim przypadku zwrócimy się do danej osoby z prośbą o zgodę, przed lub po złożeniu przez nią podania o pracę.
W każdym przypadku dane osobowe mogą być przechowywane przez a) dłuższy okres, jeżeli istnieje ku temu prawne lub przepisowe uzasadnienie (dane takie zostaną usunięte, kiedy prawny lub przepisowy obowiązek ich przechowywania zostanie zniesiony) lub b) krótszy okres, gdy osoba, której dane dotyczą sprzeciwi się ich przetwarzaniu i ich zachowanie nie będzie prawnie uzasadnione.
Prawa użytkowników do ich danych
Zgodnie z przepisami prawa lokalnego użytkownik może mieć określone prawa odnośnie do danych osobowych przechowywanych przez nas. W szczególności użytkownik może mieć prawo do:
· żądania potwierdzenia, czy przetwarzamy jego dane osobowe oraz otrzymania kopii przechowywanych przez nas jego danych osobowych,
· żądania aktualizacji przechowywanych przez nas jego danych osobowych albo korekty tych danych, które są niepełne lub nieprawidłowe,
· żądania usunięcia przechowywanych przez nas jego danych osobowych albo ograniczenia zakresu ich wykorzystania,
· sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
· wycofania w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie przez nas jego danych osobowych (w zakresie, w jakim takie przetwarzanie opiera się na uzyskanej zgodzie, która jest jedyną dopuszczalną podstawą przetwarzania),
· zażądania od nas kopii tych informacji zestawionych w uporządkowanej formie, powszechnie stosowanej i możliwej do otwarcia na urządzeniu elektronicznym (jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika lub konieczność wynikająca z umowy).
Użytkownik, który chce skorzystać ze swoich praw albo sprawdzić, jakie ma prawa powinien skontaktować się z nami, pisząc na adres: privacy@hyva.com.
Rezygnacja z subskrypcji
Użytkownik, który chce zrezygnować z subskrypcji materiałów marketingowych, na którą się uprzednio zapisał (np. zapisując się na listy mailingowe lub dokonując rejestracji), powinien postępować zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi w odpowiedniej części platformy cyfrowej albo przesłanej mu informacji. Jeżeli nie chcą Państwo otrzymywać od nas wiadomości e-mail ani informacji marketingowych, mogą Państwo kontaktować się z nami w każdym czasie pod adresem privacy@hyva.com gdzie mogą Państwo zrezygnować z takiej korespondencji.
Odnośniki do stron podmiotów trzecich
Na niniejszej stronie internetowej mogą być zamieszczane linki do stron podmiotów trzecich, aplikacji lub mediów społecznościowych, którymi nie administruje Hyva i które nie są objęte zasadami zachowania poufności Hyva. Po przekierowaniu na platformę podmiotu trzeciego zasady zachowania poufności Hyva przestają obowiązywać. Zachęcamy do zapoznania się z zasadami zachowania poufności takiego podmiotu przed ujawnieniem jakichkolwiek informacji umożliwiających identyfikację użytkownika.
Prawo do skargi
Użytkownik ma prawo do złożenia zażalenia do właściciela procesu RODO albo lokalnego organu nadzorczego ochronę danych, jeśli ma wątpliwości dotyczące sposobu przetwarzania jego danych osobowych. Więcej informacji można znaleźć na stronie organu nadzorczego. W ustaleniu organu nadzorczego może pomóc nasz właściciel procesu RODO. Należy mieć na uwadze, że organ nadzorczy może zalecić podjęcie kroków zmierzających do polubownego rozstrzygnięcia sporu z Hyva Group przed zaangażowaniem w sprawę organu.
Specjalne postanowienia dotyczące stosowania wskaźnika Predictive Index
Czym jest Predictive Index?
Predictive Index (PI) to internetowe narzędzie do oceny behawioralnej, wykorzystywane w programach rekrutacyjnych oraz do oceny pracownika i pracy grupowej. Obejmuje nieograniczony czasem kwestionariusz swobodnego wyboru, oceniający bodźce i potrzeby motywacyjne pracownika.
Dlaczego go potrzebujemy? Jak wykorzystujemy wyniki?
PI jest stosowany w procesie rekrutacji, jako narzędzie określające naturalne potrzeby, motywacje i zachowania aplikujących osób. Ta metoda ułatwia wybór właściwego kandydata, który dobrze dopasuje się do zespołu.
Wyniki oceny PI wpływają na decyzję o zatrudnieniu, ale nie są decydujące.
Jakiego rodzaju dane osobowe przechowujemy w narzędziu PI?
Oprócz podstawowych danych osobowych (imię, nazwisko, adres e-mail, preferencje językowe) system zapisuje odpowiedzi na standardowe pytania testu oraz wynikowy profil wypełniających go osób.
Gdzie są przechowywane dane?
Dane oceny PI będą przechowywane przez PI na serwerach w chmurze w USA. Mogą być przenoszone do innych krajów, w których stosowany jest PI lub w którym działają klienci wewnętrzni Hyva. W ramach rejestracji do testu PI respondent zostanie poproszony o wyrażenie zgody na przeniesienie dotyczących go informacji poza jego kraj zamieszkania oraz przetwarzanie ich w Stanach Zjednoczonych lub innych krajach dla celów określonych w teście.
Kto ma dostęp do wyników?
Wyniki oceny są udostępniane kierownikowi działu HR; dostęp do nich ma także globalny i regionalny zespół HR. Jeśli zaistnieje taka potrzeba biznesowa, globalny lub regionalny zespół HR udostępni wyniki oceny miejscowemu pracownikowi odpowiedzialnemu za HR. Jeśli jest to zasadne albo wymaga tego respondent, ocena zostanie także udostępniona osobie aplikującej lub pracownikowi.
Kto organizuje PI i w jaki sposób postępuje z moimi danymi osobowymi?
PI jest produktem amerykańskiej firmy Predictive Index, LLC, dostępnym na platformie internetowej. Odpowiedzi na pytania dotyczące sposobu postępowania przez PI z danymi osobowymi respondentów można znaleźć w zasadach ochrony prywatności tej firmy pod adresem https://www.predictiveindex.com/privacy/.
Zmiany w niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności w procesie rekrutacji
Możemy w dowolnym czasie zaktualizować niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności poprzez publikację nowej wersji. Nowe zmienione lub poprawione oświadczenie o ochronie prywatności w procesie rekrutacji będzie obowiązywać od daty nowej wersji. Dlatego zalecamy regularne sprawdzanie niniejszego oświadczenia, aby wiedzieć, w jaki sposób chronimy dane osobowe użytkownika.
Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności w procesie rekrutacji zostało zmienione 8 października 2019 r.