Informativa sulla Privacy

Ambito di applicazione

Il Gruppo Hyva è fortemente impegnato nella protezione dei dati personali degli utenti. La presente Informativa sulla Privacy per la selezione del personale spiega in che modo vengono raccolti i dati personali dei potenziali candidati a posizioni lavorative presso il Gruppo Hyva, a quale scopo vengono usati questi dati e con chi vengono condivisi dal Gruppo Hyva. Inoltre, specifica quali sono i diritti dei potenziali candidati in relazione ai dati che li riguardano, e indica i recapiti a cui rivolgere domande o richieste di ulteriori informazioni.

Le disposizioni della presente Informativa sulla Privacy per la selezione del personale si applicano esclusivamente alle informazioni personali di potenziali candidati a posizioni lavorative, stagisti e collaboratori. Non si applicano ai dipendenti, fornitori o clienti di Hyva, né ai dati personali raccolti da Hyva per scopi diversi.

Chi decide che cosa accade alle informazioni degli interessati?

Con “Gruppo Hyva” si intende Hyva Holding B.V. e le sue filiali.  Ai sensi del Regolamento generale della UE sulla protezione dei dati (GDPR, General Data Protection Regulation), il “titolare del trattamento” dei dati personali dell’utente è la società appartenente al Gruppo Hyva con cui l’utente interagisce, o alla quale l’utente ha comunicato i propri dati.  Il “titolare del trattamento” è la società che stabilisce gli scopi e le modalità di trattamento dei dati personali dell’utente.

Nella presente Informativa sulla Privacy per la selezione del personale, con “Hyva” ci si riferisce alla specifica società (appartenente al Gruppo Hyva) titolare del trattamento dei dati dell’utente, se non diversamente indicato.

Contattateci

Per qualsiasi domanda o reclamo sulle modalità di trattamento dei propri dati personali, o per avvalersi dei diritti di seguito illustrati, l’utente è pregato di contattare Hyva ai seguenti recapiti:

E-mail: privacy@hyva.com

Corrispondenza: C. A.: GDPR Process Owner

Hyva Holding B.V.

Antonie van Leeuwenhoekweg 37,

2408 AK Alphen aan den Rijn,

Paesi Bassi

Quali dati personali vengono raccolti da Hyva

I tipi di dati personali raccolti da Hyva e le modalità con cui vengono elaborate le informazioni dipendono dai requisiti normativi del paese per il quale l’utente presenta domanda e non di quello di residenza.

Possono essere inclusi a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i seguenti tipi di informazioni:

·        Nome e cognome

·        Sesso

·        Data e luogo di nascita

·        Indirizzo

·        Dettagli di contatto

·        Indirizzo IP

·        Esperienze lavorative e percorso di studio

·        Titoli conseguiti

·        Altri dati personali forniti direttamente dall’utente. Ad esempio, creando un profilo su questo sito Web, tramite corrispondenza o per telefono.

·        Dettagli sul luogo

·        Informazioni relative alle attività dell’utente sul sito Web di Hyva

·        Browser Internet e tipo di dispositivo

Dati personali specifici e/o sensibili

I dati personali sensibili possono includere informazioni su origine etnica, stato di salute, appartenenza a sigle sindacali, credo religioso, orientamento sessuale e altre categorie in base a quanto previsto dalla legge. Hyva non raccoglie tali informazioni su un candidato se non per richieste specifiche o con autorizzazioni previste dalle leggi in vigore (ad esempio per le verifica delle pari opportunità).

Per valutare l’idoneità a ricoprire un ruolo, la procedura di selezione del personale potrebbe comprendere esami medici o accertamenti preliminari. Questo processo viene svolto da un professionista sanitario certificato o un medico dell’azienda. Hyva verrà informata sulla correlazione tra i risultati degli esami medici e i requisiti per la posizione lavorativa.

Sempre per valutare l’idoneità ad alcuni ruoli, Hyva deve anche verificare gli eventuali precedenti penali ed effettuare ulteriori controlli, come ad esempio quelli delle referenze, previsti dalla legge.

La politica aziendale di Hyva prevede che vengano raccolti solo i dati strettamente necessari all’evasione delle richieste dell’utente e allo svolgimento degli incarichi da questo ricevuti.

Modalità di raccolta dei dati dell’utente

Hyva ottiene i dati personali nell’ambito della presentazione della domanda online e/o tramite altri canali (ad esempio agenzie professionali di selezione del personale, referenze dei candidati, precedenti datori di lavoro, dipendenti di Hyva con cui i candidati hanno sostenuti dei colloqui e responsabili del controllo delle referenze lavorative, secondo quanto previsto dalla legge in vigore.

In che modo Hyva utilizza le informazioni sulle persone?

I dati personali forniti a Hyva dall’utente possono essere utilizzati per tutte le finalità indicate in questa Informativa sulla Privacy per la selezione del personale, nonché per gli scopi esplicitamente dichiarati o palesemente intuibili al momento della raccolta, quali ad esempio:

trovare e valutare candidati a posizioni lavorative, nonché figure da inserire in ruoli futuri eventualmente disponibili;

·        tenere traccia delle attività di selezione e assunzione del personale;

·        garantire la conformità ai requisiti normativi, tra cui ad esempio le disposizioni e le prassi relative alla tutela della diversità e all’inclusione;

·        effettuare verifiche sui precedenti penali come previsto dalla legge in vigore;

·        proteggere i diritti legali di Hyva nella misura consentita dalla legge; oppure

·        in situazioni di emergenza che potrebbero mettere a repentaglio la salute o la sicurezza di uno o più individui.

Hyva potrebbe anche analizzare i dati personali degli utenti o quelli sottoposti ad aggregazione/pseudonimizzazione per ottimizzare il processo di reclutamento e assunzione e migliorare la sua capacità di attrarre candidati idonei.

Il trattamento dei dati personali dell’utente è fondato sulle seguenti basi giuridiche:

·        su richiesta dell’utente, l’esecuzione di un contratto di lavoro o simili oppure lo svolgimento di attività finalizzate alla sottoscrizione di un contratto con l’utente;

·        l’eventuale consenso espresso dall’utente al trattamento dei propri dati personali per le relative finalità;

·        il legittimo interesse di Hyva a offrire informazioni all’utente nonché a svolgere le proprie attività in maniera lecita ed efficace (purché tali attività non violino i diritti dell’utente), anche in relazione ai seguenti scopi:

o   comunicare e interagire con l’utente

o   comprendere meglio i comportamenti dell’utente in qualità di visitatore del presente sito Web

o   gestire i siti Web di Hyva e svolgere operazioni interne quali risoluzione dei problemi, verifica, analisi statistica

o   garantire l’efficienza e l’accuratezza dei database e dei sistemi di Hyva, o potenziarli in altro modo (ad esempio, integrando sistemi diversi o consolidando informazioni sull’utente conservate da Hyva o da altre società del gruppo)

o   prevenire frodi o altre condotte illecite

o   garantire la sicurezza delle reti e delle informazioni, al fine di consentire a Hyva di proteggere i dati dell’utente contro la perdita, il furto o l’accesso non autorizzato

o   esaudire le richieste dell’utente relative all’esercizio dei propri diritti (ad esempio, se l’utente chiede di non essere contattato per scopi di marketing, Hyva registrerà la volontà dell’utente per essere in grado di soddisfare quanto richiesto)

o   far valere o tutelare i diritti contrattuali o giuridici di Hyva, e prendere parte a procedimenti giudiziari in qualità di attore o convenuto

o   seguire operazioni di ordinaria amministrazione, ivi compresi l’evasione delle richieste, dei reclami e delle pretese dell’utente e l’invio all’utente di messaggi di assistenza.

·        l’adempimento degli obblighi legali e normativi ai quali Hyva è soggetta.

Sicurezza dei dati personali

Hyva ha implementato standard tecnologici e di sicurezza operativa generalmente accettati al fine di proteggere le informazioni che consentono di risalire all’identità dell’utente contro i rischi di perdita, uso improprio, alterazione o distruzione. L’accesso a tali informazioni è consentito, nei casi strettamente necessari, solo al personale autorizzato,  che si impegna a mantenerle riservate.

Cookie

Si prega di consultare la Politica di Hyva relativa ai Cookie.

Sedi di trattamento dei dati

Poiché il Gruppo Hyva è presente a livello globale, con società in tutto il mondo, l’accesso ai dati personali dell’utente potrebbe avvenire da parte di responsabili della selezione e dei colloqui che lavorano in paesi diversi. Anche i dipendenti con funzioni amministrative e il personale IT di Hyva potrebbero avere una accesso limitato ai dati personali dell’utente per lo svolgimento delle loro mansioni.

Sul sito Internet di Hyva è disponibile un elenco dei paesi in cui hanno sede le società del Gruppo Hyva. compresi paesi che non appartengono allo Spazio Economico Europeo (SEE) o in cui non sono in vigore leggi specifiche per la protezione dei dati personali. Hyva ha adottato misure di legge allo scopo di garantire la massima protezione dei dati personali dell’utente anche in questi casi.

In particolare, Hyva desidera richiamare l’attenzione dell’interessato sul fatto che i suoi dati personali saranno condivisi con Greenhouse Software, Inc., un provider di servizi cloud con sede negli Stati Uniti d’America. I dati personali dell’interessato saranno pertanto trasferiti negli Stati Uniti al momento dell’invio tramite questo sito. Greenhouse rispetta gli accordi quadro UE - USA e Svizzera - USA sulla protezione della privacy (Privacy Shield Framework). Ulteriori informazioni in merito alla politica sulla privacy di Greenhouse sono disponibili qui.

Fornitori di servizi esterni

Se necessario ai fini dell’esecuzione dell’accordo e del rispetto degli obblighi di legge, Hyva condivide i dati personali degli utenti con vari soggetti esterni, tra cui banche, assicurazioni, responsabili della contabilità, consulenti e subappaltatori. Hyva si affida a fornitori terzi di servizi, fra cui Greenhouse Software, Inc., per la creazione di un sistema software dedicato alla selezione del personale. Inoltre condivide i dati personali degli utenti con altri fornitori di servizi esterni che supportano l’azienda nelle attività di selezione delle competenze, gestione e valutazione delle fasi di screening e test pre-assunzione e miglioramento delle prassi di recruiting.

Inoltre, Hyva potrebbe divulgare o trasmettere i dati personali dell’utente in caso di riorganizzazione, fusione, vendita, joint venture, assegnazione o altro tipo di trasferimento o cessione totale o parziale della propria attività.

In che modo Hyva trasferisce e conserva le informazioni sulle persone?

Hyva adotta processi sviluppati per garantire che qualunque trasferimento o trattamento dei dati personali all’interno del Gruppo Hyva o da parte di fornitori di servizi esterni rispetti quanto stabilito nella presente Informativa sulla Privacy per la selezione del personale e tuteli la riservatezza, la disponibilità e l’integrità dei dati personali degli utenti.

I dati personali raccolti nel SEE potranno essere trasferiti al di fuori di esso soltanto alle seguenti condizioni:

·        se il destinatario si trova in un paese (o specifiche aree all’interno di un paese, ad esempio, organizzazioni soggette allo scudo UE-USA per la privacy) in grado di garantire un adeguato livello di protezione dei dati personali a giudizio della Commissione Europea

·        se il trasferimento viene disciplinato da clausole standard di protezione dei dati adottate dalla Commissione Europea, oppure da misure di protezione conformi con i requisiti del Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati in materia di trasferimento di dati personali al di fuori del SEE.

Per l’archiviazione dei dati dell’utente Hyva può avvalersi di applicazioni su cloud. I dati personali dell’utente possono essere trattati per conto di Hyva da altri fornitori di servizi ed essere archiviati in varie parti del mondo. I contratti stipulati da Hyva con i fornitori di servizi esterni impongono a questi ultimi di garantire la sicurezza dei dati dell’utente, e vietano l’utilizzo di tali dati se non in conformità con le specifiche istruzioni inviate da Hyva.

Per quanto tempo Hyva conserva le informazioni sulle persone?

In caso di assunzione da parte di Hyva, tutti i dati personali dell’utente raccolti nel periodo di pre-assunzione saranno inseriti nei registri dei dipendenti e conservati in conformità alle specifiche normative locali. In caso di mancata assunzione, Hyva elimina i dati dell’interessato entro i 6 mesi successivi alla conclusione della procedura di selezione del personale, a meno che non desideri conservare tali dati per valutare l’interessato nel quadro di future opportunità d’impiego. In tali situazioni, Hyva chiederà il consenso dell’utente, nella fase precedente o successiva alla domanda formale di impiego.

In tutti i casi i dati personali potrebbero essere conservati per a) un periodo di tempo più lungo, quando sussiste una motivazione legale o normativa a tale proposito (i dati saranno dunque eliminati quando cesserà l’obbligo legale o normativo) oppure b) un periodo di tempo più breve, quando il titolare si oppone al loro trattamento e non sussiste più una motivazione legale per conservarli.

Diritti dell’utente in relazione ai propri dati

In base alla legislazione specifica del paese in cui risiede, l’utente può avere determinati diritti sui propri dati personali conservati da Hyva. In particolare, può avere il diritto di:

·        chiedere la conferma che sia in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, e chiedere una copia dei propri dati personali conservati da Hyva

·        chiedere l’aggiornamento dei propri dati personali conservati da Hyva o la correzione dei dati personali ritenuti errati o incompleti

·        chiedere la cancellazione dei propri dati personali conservati da Hyva o la limitazione delle modalità in cui Hyva li utilizza

·        opporsi al trattamento dei propri dati personali da parte di Hyva

·        revocare in qualsiasi momento il proprio consenso al trattamento dei propri dati personali (nella misura in cui tale trattamento sia basato sul consenso e che il consenso sia l’unica base giuridica ammissibile per il trattamento)

·        chiedere a Hyva una copia dei propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (nel caso in cui il trattamento da parte di Hyva sia basato sul consenso dell’utente o necessario per l’esecuzione di un contratto con l’utente stesso).

Gli utenti che desiderassero esercitare i diritti sopra elencati, oppure sapere se tali diritti si applichino al proprio caso specifico, sono pregati di contattare Hyva all’indirizzo e-mail privacy@hyva.com.

Annullamento della propria iscrizione

Per annullare la propria iscrizione a qualsiasi strumento di marketing diretto a cui l’utente si sia precedentemente iscritto (ad esempio mailing list o registrazioni), è necessario cercare e seguire le istruzioni contenute nelle relative aree delle piattaforme digitali o nelle comunicazioni ricevute.  L’utente può inoltre contattare Hyva in qualsiasi momento all’indirizzo privacy@hyva.com chiedendo di non ricevere più messaggi e-mail o comunicazioni di marketing da parte di Hyva. 

Collegamenti verso terzi

Questo sito Web può contenere link a siti, applicazioni o piattaforme di social media di proprietà di terzi, non controllati da Hyva e che non rispettano le procedure adottate da Hyva in materia di privacy. Quando l’utente viene indirizzato su tali piattaforme, queste procedure non sono più applicabili. Hyva consiglia all’utente di esaminare le politiche sulla privacy adottate da tali soggetti terzi prima di rivelare qualsiasi informazione che possa consentire di risalire alla propria identità.

Diritto a proporre reclami

L’utente ha diritto a proporre un reclamo al Responsabile di processo GDPR o alla propria autorità di regolamentazione locale in caso di dubbi circa le modalità di trattamento dei propri dati personali da parte di Hyva. Per ulteriori informazioni si prega di consultare il sito dell’autorità di regolamentazione;  per sapere quale sia tale autorità è possibile chiedere assistenza al Responsabile di processo GDPR di Hyva.  Si prega di rammentare che l’autorità di regolamentazione può suggerire all’utente di cercare di risolvere la controversia con il Gruppo Hyva prima di coinvolgere l’autorità stessa.

Disposizioni speciali relative all’uso degli indici predittivi

Che cos’è un indice predittivo?

Gli indici predittivi (PI, Predictive Index) sono strumenti online di valutazione del comportamento per valutazioni pre- e post-assunzione e per programmi di lavoro in team. Tali strumenti includono un questionario stimolo-risposta, senza limiti di tempo e a risposta aperta, che misura le esigenze e le motivazioni delle persone.

Perché sono necessari a Hyva? In che modo Hyva utilizza i risultati?

Nell’ambito del processo di selezione del personale, lo strumento PI viene utilizzato per individuare le esigenze, le motivazioni e i comportamenti naturali dei candidati. Tali indicazioni agevolano un abbinamento e un inserimento adeguati dei candidati nei team.

I risultati delle valutazioni PI sono intesi come considerazioni parziali, non come unico fattore decisivo per le assunzioni.

Quale tipo di dati personali conserva Hyva negli strumenti PI?

Oltre a informazioni personali di base (nome, cognome, indirizzo e-mail e lingua preferita), il sistema contiene le risposte fornite alle domande standard di valutazione e il profilo che ne deriva per le persone che sostengono le valutazioni. 

Dove vengono archiviati i dati dell’interessato?

I dati delle valutazioni PI vengono archiviati da PI sui propri server negli USA. Essi possono inoltre essere trasferiti in altri Paesi dove hanno sede eventuali clienti interni di PI o Hyva. Nell’ambito del processo di registrazione per sostenere una valutazione PI, all’intervistato viene chiesto in consenso al trasferimento delle sue informazioni al di fuori del suo Paese di residenza e al loro trattamento negli Stati Uniti o altrove per le finalità dichiarate.

Chi ha accesso ai risultati?

I risultati della valutazione vengono condivisi con il responsabile delle assunzioni e sono accessibili ai team RU globali e regionali. Se vi è un’esigenza aziendale, un team RU globale o regionale condivide i risultati della valutazione con il responsabile locale RU. Ove pertinente, o qualora l’intervistato lo richieda, la valutazione viene condivisa anche con il candidato o il dipendente.

Chi gestisce lo strumento PI, e come vengono gestiti i miei dati personali?

PI è un prodotto di Predictive Index, LLC, un’azienda americana, gestito tramite la seguente piattaforma web. Per eventuali quesiti sul modo in cui lo strumento PI gestisce i dati personali degli intervistati, consultare la politica sulla privacy di Predictive Index.

Modifiche alla presente Informativa sulla Privacy per la selezione del personale

Hyva ha la facoltà di aggiornare in qualunque momento questa Informativa sulla privacy pubblicandone una versione aggiornata. Tale Informativa nuova, modificata o rettificata si applica a decorrere dalla relativa data di revisione. Pertanto, Hyva consiglia all’utente di riesaminare periodicamente la presente Informativa sulla Privacy per rimanere aggiornato sulle procedure adottate da Hyva a tutela dei dati personali.

 

L’ultima modifica della presente Informativa sulla Privacy per la selezione del personale è datata 8 agosto 2019.