Sekretesspolicy
Sekretesspolicy
Omfattning
Hyva Group är starkt engagerade i arbetet att skydda personuppgifter. I denna rekryteringspolicy beskriver vi hur Hyva Group samlar in personuppgifter om våra (potentiella) rekryter, vad denna information används till och vem Hyva Group delar den med. I policyn beskrivs också (potentiella) rekryters rättigheter kopplade till sådana uppgifter och vem som ska kontaktas med frågor eller för mer information.
Denna sekretesspolicy för rekrytering gäller bara personuppgifter för personer som söker jobb, potentiella kandidater för anställning, praktikanter och konsulter. Den gäller inte våra anställda, leverantörer eller kunder, eller personuppgifter som Hyva samlar in i andra syften.
Vem avgör vad som händer med dina uppgifter?
När vi pratar om ”Hyva Group” menar vi Hyva Holding B.V. och dess dotterbolag. I sammanhang som berör EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) är det företag inom Hyva Group som du interagerar med eller med vilket din information har delats att betrakta som ”personuppgiftsansvarigt” för dina personuppgifter. ”Personuppgiftsansvarig” är ett företag som bestämmer varför och hur dina personuppgifter lagras.
När denna sekretesspolicy för rekrytering hänvisar till ”vi”, ”vår” eller ”oss” avser detta, om inte annat specificeras, till det specifika företag inom Hyva Group som är ansvarig för dina personuppgifter.
Kontakta oss
Har du frågor eller klagomål kring sättet dina personuppgifter hanteras eller vill utöva någon av de rättigheter som beskrivs nedan ska du kontakta någon av oss på följande vis:
E-post: privacy@hyva.com
Post: Att: GDPR Process Owner
Hyva Holding B.V.
Antonie van Leeuwenhoekweg 37,
2408 AK Alphen aan den Rijn,
Nederländerna
Uppgifter vi samlar in om dig
De typer av personuppgifter Hyva samlar in, och sättet informationen behandlas på, beror på kraven i det land för vilket du söker jobb och inte var du själv bor.
Den information som ingår kan exempelvis vara:
· För- och efternamn
· Kön
· Födelsedatum och födelseplats
· Adress
· Kontaktuppgifter
· IP-adress
· Utbildning och tidigare arbete
· Prestationer
· Andra personuppgifter som du aktivt har tillhandahållit. Till exempel genom att skapa en profil på denna webbplats eller i annan kommunikation eller via telefon.
· Platsuppgifter
· Information om dina aktiviteter på vår webbplats
· Webbläsare och enhetstyp
Särskilda och/eller känsliga personuppgifter
Känsliga personuppgifter kan exempelvis röra etnicitet, hälsa, fackmedlemskap, religion, sexuell läggning eller andra kategorier som fastställs i lag. Vi samlar inte in sådana uppgifter om en kandidat om vi inte måste eller har tillåtelse att göra det i enlighet med tillämplig lagstiftning (till exempel i jämställdhetsövervakningssyfte)
För att lämpligheten för en roll ska kunna utvärderas kan en medicinsk undersökning eller en utvärdering före anställning vara del av rekryteringsprocessen.Denna process genomförs av [en registrerad läkare eller företagsläkare]. Hyva kommer att få information om huruvida den medicinska undersökningens resultat uppfyller kraven för den aktuella rollen.
För vissa roller måste vi också ta del av utdrag ur belastningsregister och bakgrundskontroller samt andra kontroller som stipuleras i aktuell lagstiftning, också för att bedöma lämpligheten för den aktuella rollen.
I vår policy ingår att bara samla in den informationsmängd som krävs för att vi ska kunna genomföra vårt arbete eller din begäran.
Så samlar vi in dina uppgifter
Vi samlar in personuppgifter som del av onlinerekryteringen och/eller i andra sammanhang (till exempel via särskilda rekryteringsföretag, dina referenser, tidigare anställda, Hyva-anställda som du har intervjuats av, och leverantörer av anställningshistorik, i den utsträckning detta är tillåtet i tillämplig lagstiftning.
Hur använder vi dina uppgifter?
När du tillhandahåller personuppgifter till oss kan vi använda dem i något av de syfte som beskrivs i denna sekretesspolicy för rekrytering eller på det sätt som fastställs vid insamlingen (eller som framgår av insamlingens sammanhang), inklusive:
- för att hitta och utvärdera kandidater för anställning, samt för framtida roller som kan bli tillgänglig;
- för att föra register över rekrytering och anställning;
- för att säkerställa efterlevnad med juridiska krav, inklusive krav och praxis kring mångfald och inkludering;
- att kontrollera belastningsregister i enlighet med tillämplig lagstiftning;
- att skydda våra juridiska rättigheter i den omfattning som är tillåtet i aktuell lagstiftning, eller i nödsituationer där säkerheten hos en eller flera personer äventyras
Vi kan också analysera dina personuppgifter eller sammanställda/anonymiserade data för att förbättra vår rekryterings- och anställningsprocess eller förbättra vår möjlighet att attrahera framgångsrika kandidater.
Vi förlitar oss på ett eller flera av följande villkor när vi behandlar dina personuppgifter:
· om så krävs för att följa ett anställningskontrakt eller liknande, eller för att vidta åtgärder på din begäran innan vi ingår avtal med dig;
· om du har givit oss tillåtelse att behandla dina personuppgifter i relevanta syften genom att ge ditt samtycke;
· våra legitima intressen i effektiv leverans av information till dig, och i vårt effektiva och lagliga verksamhetsutövande (under förutsättning att detta inte äventyrar dina rättigheter), inklusive i följande syften:
o för att korrespondera och kommunicera med dig
o för att skapa en bättre förståelse för dig som besökare på denna webbplats
o för att administrera våra webbplatser och i den interna verksamheten, exempelvis vid felsökning, tester och statistiska analyser
o för effektivisering, ökad precision och andra förbättringar av våra databaser och system (till exempel genom att kombinera system eller konsolidera register vi eller koncernen har tillgång till om dig)
o för att förebygga bedrägerier eller annan brottslig aktivitet
o i nätverks- och informationssäkerhetssyfte så att vi ska kunna vidta åtgärder för att skydda din information mot förluster, skador eller obehörig åtkomst
o för att efterleva en begäran från dig i anslutning till dina rättigheter (om du till exempel bett oss att inte kontakta dig i marknadsföringssyfte kommer vi att lagra denna uppgift i ett register för att kunna uppfylla din begäran)
o för att verkställa eller skydda våra avtalsmässiga eller juridiska rättigheter eller för att lägga fram eller försvara vår sak i rättsliga förfaranden
o i allmänt administrationssyfte, inklusive att hantera dina frågor, klagomål eller krav, och för att skicka servicemeddelanden till dig
· för att tillfredsställa eventuella juridiska eller lagstadgade skyldigheter som vi omfattas av
Dina personuppgifters säkerhet
Vi har implementerat allmänt accepterade teknikstandarder och driftssäkerhet för att skydda personligt identifierbar information från förlust, missbruk, modifiering eller destruktion. Endast behöriga personer har tillgång till dina personuppgifter efter behov. Sådana personer är skyldiga att upprätthålla denna informations konfidentialitet.
Cookies
Platser för behandling
Eftersom Hyva Group är en global organisation med verksamhet i hela världen kan dina personuppgifter tillgängliggöras för rekryterare och intervjuare inom Hyva i andra länder. Personer som utför administrativt arbete och IT-personal inom Hyva kan också ha begränsad åtkomst till dina personuppgifter för att kunna utföra sitt jobb.
En lista över de länder i vilka Hyva Group-enheter finns återfinns på vår webbplats. Här ingår länder utan för det europeiska ekonomiska samarbetsområdet EES och länder som inte har lagar som specifikt skyddar personuppgifter. Vi har infört juridiska mekanismer i syfte att säkerställa bästa möjliga skydd av dina personuppgifter också i dessa fall.
Tredjepartsleverantörer av tjänster
Vi delar era personuppgifter med olika tredjepartsleverantörer om detta är nödvändigt för uppfyllandet av avtalsvillkoren och för att efterleva eventuella juridiska krav. Dessa tredjeparter kan exempelvis vara banker, försäkringsbolag, revisorer, konsulter och underleverantörer. Vi använder tredjepartsleverantörer av tjänster för att tillhandahålla ett programvarusystem för rekrytering. Vi delar också dina personuppgifter med tredjepartsleverantörer av tjänster som kan hjälpa oss vid rekrytering, administration och utvärdering kontroller och tester före anställning och förbättring av våra rekryteringsprocesser.
Dessutom kan vi tillgängliggöra eller föra över dina personuppgifter i händelse av omorganisationer, sammanslagningar, försäljningar, gemensamma satsningar med andra företag, tilldelningar eller andra överföringar eller omfördelningar av hela eller delar av vår verksamhet.
Hur överför vi och lagrar uppgifter om dig?
Vi upprätthåller processer som har utformats för att säkerställa att eventuell överföring eller behandling av dina personuppgifter av Hyva Group eller tredjepartsleverantörer av tjänster sker i enlighet med denna sekretesspolicy för rekrytering och skyddar dina personuppgifters konfidentialitet, tillgänglighet och integritet.
Om vi samlar in dina uppgifter inne i EES kommer överföring till platser utanför EES endast ske:
· om mottagaren befinner sig i ett land (eller en specifik sektor i ett land – till exempel en organisation under Privacy Shield mellan EU och USA) som EU-kommissionen fastställt kan ge en lämplig skyddsnivå för personuppgifter
· under standardklausuler för dataskydd som antagits av EU-kommissionen eller andra skyddsfunktioner som uppfyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning GDPR för överföring av personuppgifter utanför EES
Vi kan använda molnapplikationer för att lagra dina uppgifter. Dina uppgifter kan behandlas för vår räkning en annan tjänsteleverantör och kan lagras på olika platser runtom i världen. Om en extern tjänsteleverantör används har vi avtal på plats med leverantören som stipulerar att den måste lagra dina uppgifter på ett säkert sätt och inte använda dem på annat vis än i enlighet med våra specifika anvisningar.
Hur länge behåller vi information om dig?
Om du blir anställd av oss kommer alla relevanta data som samlats in före din anställning bli del av dina personaluppgifter och lagras i enlighet med specifika lokala krav. Om vi inte anställer dig kan vi vilja behålla dina personuppgifter för eventuella framtida anställningsmöjligheter. I denna händelse kommer vi att be om ditt samtycke, antingen före eller efter att du formellt söker jobb.
I alla fall får personuppgifter lagras i a) en längre tidsperiod om det finns juridiska eller förordningsmässiga anledningar att göra det (varvid de kommer att tas bort när de juridiska eller förordningsmässiga anledningarna inte längre föreligger) eller b) en kortare period om den aktuella personen bestrider behandlingen av personuppgifterna och det inte finns lagliga skäl att behålla dem.
Dina rättigheter kopplade till dina uppgifter
Du kan ha vissa rättigheter under lokal lagstiftning kopplat till personuppgifterna vi innehar om dig. Du kan i synnerhet ha följande rättigheter:
· att får en bekräftelse på huruvida vi behandlar personuppgifter om dig, och en kopia på de personuppgifter vi innehar om dig
· att begära att vi uppdaterar de personuppgifter vi har om dig, eller korrigerar sådana personuppgifter som du anser är felaktiga eller ofullständiga
· att begära att vi tar bort personuppgifter som vi innehar om dig eller begränsar de sätt på vilka vi använder dina personuppgifter
· att invända mot vår behandling av dina personuppgifter
· att när som helst dra tillbaka ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter (i den utsträckning sådan behandling är avhängig ditt samtycke, och samtycket är den enda tillåtna utgångspunkten för behandlingen)
· att be oss tillhandahålla en kopia av informationen i en strukturerad, vanligt förekommande och maskinläslig form (om vår behandling bygger på ditt samtycke eller ett behov i anslutning till ditt avtal)
Om du vill utöva dina dessa rättigheter eller veta om dessa rättigheter är tillämpliga för dig ska du kontakta oss genom att skicka ett e-postmeddelande till privacy@hyva.com.
Avsluta prenumeration
Om du vill avsluta prenumerationen av direktmarknadsföringsmaterial som du tidigare samtyckt till (till exempel mejllistor eller andra registreringar) ska du leta upp och följa de anvisningar vi har tillhandahållit på aktuella platser på relevant digital plattform eller i aktuell kommunikation till dig.Om du inte vill få e-postmeddelanden eller marknadsföringskommunikation från oss kan du när som helst kontakta oss på privacy@hyva.comför att begära att sådan kommunikation upphör.
Tredjepartslänkar
Denna webbplats kan länka till webbplatser, applikationer och sociala medieplattformar som inte kontrolleras av Hyva och inte drivs under Hyvas sekretessrutiner. Om du dirigeras till tredjepartsplattformar gäller inte längre Hyvas sekretessrutiner. Vi uppmuntrar dig att granska varje separat sekretesspolicy från tredje part innan du lämnar ifrån dig någon personlig identifierbar information.
Dina personuppgifter kommer att delas med Greenhouse Software, Inc., en molntjänsteleverantör i USA som får i uppdrag av personuppgiftsansvarig att hantera rekryterings- och anställningsprocesser för den personuppgiftsansvariges räkning. Av denna anledning kommer dina personuppgifter, om du befinner dig utanför USA, föras över till USA när du skickar in dem via denna webbplats. Läs mer i sekretesspolicyn för Greenhouse här.
Rätt att lämna in klagomål
Du har rätt att lämna in ett klagomål till GDPR-processägaren eller till din lokala dataskyddsmyndighet om du har frågor kring sättet vi har behandlat dina personuppgifter. Besök dataskyddsmyndighetens webbplats för ytterligare information. Du kan kontakta din GDPR-processägare för att få hjälp med att identifiera denna myndighet. Observera att myndigheten kan rekommendera att åtgärder vidtas för att lösa ärendet med Hyva Group innan myndigheten själv involveras.
Ändringar i denna sekretesspolicy
Vi kan när som helst uppdatera denna sekretesspolicy genom att publicera en uppdaterad version. Den nya, ändrade eller utökade sekretesspolicyn för rekrytering kommer att gälla från och med detta revisionsdatum. Därför uppmanar vi dig att granska denna sekretesspolicy regelbundet för att få information om hur vi skyddar din information.
Denna sekretesspolicy för rekrytering ändrades senast 9 maj 2018.